Dokumentasjonskrav bør ta utgangspunkt i det som faktisk skal kontrolleres. En liten vareleveranse krever normalt mindre dokumentasjon enn en flerårig tjenestekontrakt med personell, underleverandører og arbeid på oppdragsgivers område. Målet er ikke å samle flest mulig vedlegg, men å kunne etterprøve identitet, kapasitet, lovlige rammer og gjennomføringsevne.
Grunnopplysninger om avtaleparten
- Juridisk navn og organisasjonsnummer.
- Firmaattest eller tilsvarende registreringsbevis når det er relevant.
- Navn og fullmakt for personen som skal signere avtalen.
- Opplysninger om avdeling og fakturerende enhet.
- Oversikt over sentrale underleverandører og deres oppgaver.
Mye av dette kan kontrolleres direkte i Brønnøysundregistrenes offentlige registersøk ↗. Bruk helst opplysninger fra kilden fremfor skjermbilder som leverandøren har sendt, og noter datoen for kontrollen.
Godkjenninger, løyver og faglig kompetanse
Hvis leveransen er regulert, bør leverandøren oppgi hvilken godkjenning eller registrering som dekker oppdraget. Kontroller nummer, status, omfang og eventuell utløpsdato hos ansvarlig myndighet. Be i tillegg om dokumentasjon på nøkkelpersonellets kompetanse når dette er saklig nødvendig for oppdraget.
Et sertifikat bør identifisere utsteder, sertifikatholder, gyldighetsperiode og omfang. Ved tvil bør utstederregisteret eller sertifiseringsorganet brukes. Et bilde av et sertifikat er ikke like sterkt bevis som en verifiserbar oppføring hos utstederen.
Økonomi, skatt og forsikring
Ved kontrakter med reell økonomisk risiko kan dere be om dokumentasjon som viser at leverandøren har tilstrekkelig økonomisk kapasitet. Kravet må tilpasses oppdraget. Det kan være relevant å kontrollere årsregnskap, nøkkeltall, garanti eller annen dokumentasjon på finansiering. Forsikringsbeviset bør angi forsikringstype, forsikringsselskap, forsikringssum og gyldighetsperiode.
For virksomheter kan opplysninger om skatt og avgift bestilles gjennom skjemaet RF-1507. Altinn beskriver bestilling av attesten ↗. I offentlige anskaffelser må oppdragsgiver følge de konkrete reglene for når attest og andre dokumentasjonsbevis skal kreves.
Bemanning og arbeidsvilkår
Når kontrakten omfattes av informasjons- og påseplikt, må oppdragsgiver eller hovedleverandør ha rutiner for risikovurdering og nødvendig kontroll. Arbeidstilsynet opplyser at relevante stikkprøver kan omfatte arbeidsavtaler, lønnsslipper og timelister ↗. Omfanget skal vurderes konkret.
Slike dokumenter kan inneholde personopplysninger. Be bare om det som er nødvendig, begrens tilgangen, bruk opplysningene til det angitte kontrollformålet og slett dem når behovet ikke lenger er til stede. Dokumenter gjerne hva som ble kontrollert uten å beholde flere personopplysninger enn nødvendig.
Referanser og leveranseplan
Referanser bør være sammenlignbare med oppdraget dere skal kjøpe. Be om oppdragsgiver, leveranseperiode, omfang, kontraktsverdi eller størrelsesorden, leverandørens rolle og kontaktperson. Kontroller et utvalg direkte og bruk åpne spørsmål om fremdrift, avvik og samarbeid.
En gjennomføringsplan bør vise ansvar, nøkkelpersonell, milepæler, avhengigheter og beredskap ved fravær eller forsinkelse. Sammenhold planen med tilbudets bemanning og leverandørens øvrige forpliktelser. Uklare eller motstridende opplysninger bør avklares skriftlig før kontrakt.
Bruk en kontrollmatrise
Registrer hvert krav med formål, dokumentasjon, kilde, kontrollør, dato, resultat og behov for oppfølging. Skill mellom dokumenter leverandøren selv har laget, opplysninger fra offentlige registre og bekreftelser fra uavhengige tredjeparter. Da blir det tydelig hvor mye vekt hvert bevis bør få.
I offentlige anskaffelser må dokumentasjonskravene være knyttet til de fastsatte kvalifikasjonskravene og praktiseres likt. DFØ fremhever forholdsmessighet som et grunnleggende prinsipp ↗. For private innkjøp er samme tankegang nyttig: krev det som reduserer en reell risiko, og unngå dokumentasjon som ikke påvirker beslutningen.
Finn riktig virksomhet
Guiden er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning. Les våre redaksjonelle prinsipper.